Allgemeine Geschäftsbedingungen

1. Wer wir sind

SubstrX ist eine Online-Plattform von ProjectNet (Einzelunternehmen), ansässig in Meidoornlaan 3, 4286 CV Almkerk, Niederlande, eingetragen bei der niederländischen Handelskammer (KvK) unter der Nummer 98078062, USt-IdNr. NL005208277B54 („wir“). Kontakt: support@substrx.com.

2. Begriffe

Dienst: die Online-Plattform SubstrX, mit der Beschichtungsprüfungen erfasst und Berichte erstellt und geteilt werden.

Kunde: das Unternehmen oder die Organisation, das bzw. die ein Konto anlegt und den Vertrag mit uns schließt.

Benutzer: jede Person mit einem Konto im Unternehmen des Kunden, etwa der Inhaber und eingeladene Kollegen.

Kundendaten: alle Daten, die der Kunde oder Benutzer im Dienst eingeben oder hochladen, etwa Projekte, Messwerte, Fotos, Dokumente, Kontaktpersonen und Berichte.

3. Geltungsbereich

Diese Bedingungen gelten für jede Nutzung des Dienstes und für jeden Vertrag zwischen uns und dem Kunden. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden finden keine Anwendung.

Der Dienst ist ausschließlich für die berufliche Nutzung durch Unternehmen und Organisationen bestimmt, nicht für Verbraucher. Mit dem Anlegen eines Kontos erklärt der Kunde, in Ausübung einer gewerblichen oder beruflichen Tätigkeit zu handeln.

Die Person, die das Konto anlegt, erklärt, zur Vertretung des Kunden berechtigt zu sein.

4. Konto und Benutzer

Der Vertrag kommt zustande, sobald der Kunde ein Konto angelegt, diese Bedingungen akzeptiert und die E-Mail-Adresse bestätigt hat.

Zugangsdaten sind persönlich. Ein Konto darf nicht von mehreren Personen genutzt werden. Der Kunde sorgt dafür, dass die Benutzer diese Bedingungen einhalten, und ist für jede Nutzung über die Konten seines Unternehmens verantwortlich.

Der Kunde meldet uns Missbrauch oder vermuteten Missbrauch eines Kontos unverzüglich.

5. Testzeitraum, Abonnement und Preise

Ein neues Unternehmen kann den Dienst in den ersten 30 Tagen kostenlos nutzen (Testzeitraum), ohne eine Zahlungsmethode zu hinterlegen. Während oder nach dem Testzeitraum kann der Kunde ein Monats- oder Jahresabonnement abschließen und eine Zahlungsmethode hinterlegen. Während des Testzeitraums wird nichts berechnet; ein nach dem Testzeitraum abgeschlossenes Abonnement beginnt sofort.

Hat der Kunde während des Testzeitraums ein Abonnement abgeschlossen, beginnt es nach dem Testzeitraum automatisch und der erste Abrechnungszeitraum wird berechnet, sofern der Kunde nicht spätestens am letzten Tag des Testzeitraums kündigt. Eine Kündigung während des Testzeitraums ist kostenlos und im Konto oder per E-Mail möglich. In diesem Fall senden wir spätestens 7 Tage vor Ende des Testzeitraums eine Erinnerung per E-Mail.

Hat der Kunde am Ende des Testzeitraums keine gültige Zahlungsmethode hinterlegt, wird der Zugang bis zum Abschluss eines Abonnements auf die Ansicht vorhandener Daten beschränkt.

Ein Abonnement gilt pro Benutzer und wird monatlich oder jährlich abgeschlossen. Die geltenden Preise stehen auf der Preisseite und verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer. Die Anzahl der Benutzer im Abonnement richtet sich nach der Anzahl der Benutzer im Unternehmen; kommt während eines Abrechnungszeitraums ein Benutzer hinzu oder fällt einer weg, wird dies anteilig mit der nächsten Rechnung verrechnet.

Ein Monatsabonnement verlängert sich stillschweigend um jeweils einen Monat und kann jederzeit zum Ende des laufenden Monats gekündigt werden. Ein Jahresabonnement verlängert sich stillschweigend um ein Jahr und kann zum Ende der laufenden Jahreslaufzeit gekündigt werden.

Wir dürfen die Preise ändern. Eine Preiserhöhung kündigen wir mindestens 30 Tage im Voraus an. Ist der Kunde nicht einverstanden, kann er das Abonnement zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Erhöhung kündigen.

6. Zahlung

Vor der ersten Zahlung gibt der Kunde seine Unternehmensdaten vollständig und richtig an: Firmenname, Adresse, Land, die Registernummer aus dem Handelsregister und, bei einem Kunden in der Europäischen Union, die USt-IdNr. Wir prüfen die USt-IdNr. in VIES, dem MwSt-Informationsaustauschsystem der Europäischen Kommission. Bei einem Kunden in einem anderen EU-Mitgliedstaat mit gültiger USt-IdNr. geht die Steuerschuld auf den Kunden über (Reverse-Charge-Verfahren); ohne gültige USt-IdNr. berechnen wir niederländische Umsatzsteuer. Einem Kunden außerhalb der EU berechnen wir keine niederländische Umsatzsteuer. Der Kunde teilt Änderungen dieser Daten rechtzeitig mit.

Abonnements werden je Abrechnungszeitraum im Voraus in Rechnung gestellt und automatisch über die hinterlegte Zahlungsmethode eingezogen. Zahlungen werden über unseren Zahlungsdienstleister Stripe abgewickelt; wir selbst erhalten und speichern keine Karten- oder Kontodaten. Der Kunde erhält Rechnungen elektronisch, per E-Mail und in der Abonnementverwaltung. Eine Rechnung, die nicht automatisch bezahlt werden kann, ist innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum zu begleichen.

Bei verspäteter Zahlung dürfen wir nach einer Mahnung den Zugang zum Dienst bis zur vollständigen Zahlung sperren. Die Kundendaten bleiben in dieser Zeit erhalten.

7. Nutzung des Dienstes

Der Kunde nutzt den Dienst nur zur Erfassung von Prüfungen sowie zur Erstellung und Weitergabe von Berichten und hält sich dabei an das Gesetz.

Es ist nicht gestattet: (a) den Dienst für Spam, Phishing oder unerwünschte Nachrichten zu nutzen, auch nicht über Berichts-E-Mails oder Einladungen; (b) rechtswidrige oder fremde Rechte verletzende Inhalte zu speichern oder zu teilen; (c) Sicherheitsmaßnahmen, Limits oder Zugangsbeschränkungen ohne unsere schriftliche Zustimmung zu umgehen oder zu testen; (d) den Dienst automatisiert auszulesen, zu belasten oder seinen Betrieb zu stören; (e) die Software zu kopieren, nachzubilden oder zurückzuentwickeln, soweit das Gesetz dies nicht erlaubt.

Für eine faire und sichere Nutzung gelten Limits, unter anderem für Speicher (Fair Use: 25 GB pro Benutzer), Dateigröße sowie die Anzahl von Änderungen, Uploads, Einladungen und E-Mails pro Zeiteinheit. Wir dürfen diese Limits anpassen, wenn dies für die Sicherheit oder den Fortbestand des Dienstes erforderlich ist.

Bei einem Verstoß gegen diesen Artikel dürfen wir den Zugang sofort sperren und bei einem schweren oder wiederholten Verstoß den Vertrag beenden.

8. Berichte, Normen und Verantwortung

Der Dienst ist ein Hilfsmittel. Berechnungen, Prüfungen, Grenzwerte und Standardtexte unterstützen den Prüfer, ersetzen aber kein fachkundiges Urteil. Der Kunde und der Prüfer bleiben voll verantwortlich für die Richtigkeit von Messwerten, Bewertungen, Schlussfolgerungen und den Inhalt jedes Berichts sowie für die Entscheidung, einen Bericht zu finalisieren und zu versenden.

Verweise auf Normen und Richtlinien (etwa ISO, EN, NACE, SSPC und ASTM) dienen nur der Identifizierung. Der Dienst enthält keine Normtexte und ersetzt die Normen nicht. Der Kunde sorgt selbst dafür, dass die Benutzer über die geltende Fassung der angewandten Normen verfügen. Wir garantieren nicht, dass Auslegungen, Grenzwerte oder Prüfverfahren im Dienst richtig, vollständig oder aktuell sind.

Der Dienst ist keine Zertifizierungs- oder Prüfstelle. Berichte werden vom Kunden und unter dessen Verantwortung erstellt, nicht von ProjectNet.

Ein Freigabelink gewährt allen Personen, die den Link haben, ohne Konto Zugriff auf den Bericht, die Abweichungsliste oder die Übergabedokumentation, für die der Link erstellt wurde. Der Kunde entscheidet, mit wem der Link geteilt wird, und kann ihn widerrufen. E-Mails mit Berichten, Abweichungslisten und Übergabedokumentationen an Kontaktpersonen werden im Namen des Kunden versendet; der Kunde stellt sicher, dass er diese Kontaktpersonen anschreiben darf und die Adressen richtig sind.

9. Daten und geistiges Eigentum

Kundendaten bleiben Eigentum des Kunden. Der Kunde gestattet uns, Kundendaten zu speichern, zu verarbeiten und anzuzeigen, soweit dies zur Bereitstellung, Sicherung und Verbesserung des Dienstes erforderlich ist. Wir nutzen Kundendaten nicht für andere Zwecke und verkaufen sie nicht.

Alle Rechte am Dienst, an der Software, an der Gestaltung und an unseren eigenen Texten verbleiben bei uns oder unseren Lizenzgebern. Der Kunde erhält für die Dauer des Vertrags ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares Recht zur Nutzung des Dienstes.

Der Kunde erklärt, dass er die Rechte an den hochgeladenen Daten, Fotos, Logos und Dokumenten besitzt.

10. Datenschutz und Sicherheit

Für personenbezogene Daten in den Kundendaten ist der Kunde Verantwortlicher und wir sind Auftragsverarbeiter. Der Auftragsverarbeitungsvertrag in der Anlage unten ist Bestandteil dieser Bedingungen.

Für Daten, die wir selbst als Verantwortlicher verarbeiten, etwa Kontodaten, gilt unsere Datenschutz- und Cookie-Erklärung.

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Kundendaten, darunter verschlüsselte Verbindungen, Zugriffsbeschränkung pro Unternehmen und Missbrauchsschutz.

11. Verfügbarkeit und Wartung

Wir bemühen uns um eine hohe Verfügbarkeit des Dienstes, garantieren aber keinen unterbrechungs- oder fehlerfreien Betrieb. Wartungsarbeiten führen wir nach Möglichkeit außerhalb der Bürozeiten durch.

Wir dürfen den Dienst ändern und verbessern. Wesentliche Funktionen, die der Kunde nutzt, entfernen wir nicht ohne rechtzeitige vorherige Ankündigung.

Wir treffen angemessene Maßnahmen gegen Datenverlust, können eine Wiederherstellung aber nicht in jedem Fall garantieren. Wir empfehlen dem Kunden, von finalisierten Berichten selbst eine Kopie (PDF) aufzubewahren.

12. Haftung

Unsere Gesamthaftung ist auf den Betrag begrenzt, den der Kunde in den 12 Monaten vor dem schadensbegründenden Ereignis für den Dienst gezahlt hat. Im Testzeitraum ist unsere Haftung auf 100 € begrenzt.

Wir haften nicht für mittelbare Schäden, darunter Folgeschäden, entgangener Gewinn, entgangene Einsparungen, Schäden durch Betriebsunterbrechung, Datenverlust und Schäden aus Entscheidungen, die auf Grundlage von Berichten oder Berechnungen aus dem Dienst getroffen wurden.

Diese Beschränkungen gelten nicht bei Vorsatz oder bewusster Leichtfertigkeit unserer Geschäftsleitung.

Ein Anspruch auf Schadensersatz erlischt, wenn der Kunde uns den Schaden nicht innerhalb von 12 Monaten nach seiner Entstehung schriftlich gemeldet hat.

Der Kunde stellt uns von allen Ansprüchen Dritter, auch von Auftraggebern und Kontaktpersonen des Kunden, frei, die mit Kundendaten, dem Inhalt von Berichten oder einer Nutzung des Dienstes entgegen diesen Bedingungen zusammenhängen.

13. Höhere Gewalt

Wir sind nicht zur Leistung verpflichtet, wenn diese durch höhere Gewalt unmöglich ist. Als höhere Gewalt gelten auch Störungen oder Ausfälle bei unseren Zulieferern und Hosting-Anbietern, Internet- oder Stromausfälle sowie Cyberangriffe trotz angemessener Sicherheitsmaßnahmen.

14. Laufzeit und Beendigung

Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit und endet durch Kündigung nach Artikel 5, auch während des Testzeitraums.

Wir dürfen den Vertrag mit einer Frist von 3 Monaten kündigen oder fristlos bei Insolvenz des Kunden oder bei einem schweren Verstoß gegen diese Bedingungen.

Nach Vertragsende kann der Kunde die Kundendaten noch 30 Tage einsehen und Berichte als PDF speichern. Danach löschen wir die Kundendaten innerhalb von 60 Tagen, auch aus Sicherungskopien, sofern wir sie nicht aufgrund gesetzlicher Pflichten länger aufbewahren müssen.

15. Änderung der Bedingungen

Wir dürfen diese Bedingungen ändern. Wesentliche Änderungen kündigen wir mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten per E-Mail oder im Dienst an. Ist der Kunde nicht einverstanden, kann er den Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderung kündigen.

16. Schlussbestimmungen

Ist eine Bestimmung dieser Bedingungen nichtig oder anfechtbar, bleiben die übrigen Bestimmungen wirksam. Die nichtige Bestimmung wird durch eine wirksame Bestimmung ersetzt, die dem Zweck möglichst nahekommt.

Wir dürfen den Vertrag auf einen Nachfolger des Dienstes übertragen; wir informieren den Kunden darüber.

Für diese Bedingungen und den Vertrag gilt niederländisches Recht. Streitigkeiten werden dem zuständigen Gericht der Rechtbank Zeeland-West-Brabant (Niederlande) vorgelegt.

Diese Bedingungen sind auch auf Niederländisch, Englisch und Französisch verfügbar. Bei Abweichungen ist der niederländische Text maßgeblich.

Anlage: Auftragsverarbeitungsvertrag

1. Rollen. Für personenbezogene Daten in den Kundendaten ist der Kunde Verantwortlicher und wir sind Auftragsverarbeiter im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

2. Gegenstand und Dauer. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur zur Bereitstellung des Dienstes, solange der Vertrag besteht und bis die Daten gemäß Artikel 14 gelöscht sind.

3. Datenarten und betroffene Personen. Namen, E-Mail-Adressen und Funktionsangaben von Benutzern, Prüfern und Kontaktpersonen des Kunden und seiner Auftraggeber; Qualifikationen und Zertifikate von Prüfern; Fotos und Dokumente, auf denen Personen oder personenbezogene Daten zu sehen sein können; sowie weitere vom Kunden eingegebene Daten. Der Kunde gibt keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten ein, es sei denn, dies ist für die Prüfung unbedingt erforderlich.

4. Weisungen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden. Dieser Vertrag und die Nutzung des Dienstes durch den Kunden gelten als diese Weisungen. Wir informieren den Kunden, wenn eine Weisung nach unserer Auffassung gegen die DSGVO verstößt.

5. Vertraulichkeit. Alle Personen, die in unserem Auftrag Zugang zu personenbezogenen Daten haben, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

6. Sicherheit. Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Artikel 32 DSGVO, darunter: verschlüsselte Verbindungen (HTTPS), Trennung der Daten pro Unternehmen mit Zugriffsregeln in der Datenbank, verschlüsselt gespeicherte Passwörter, Beschränkung des Zugriffs auf Administratoren, die ihn benötigen, Limits gegen Missbrauch und Speicherung in Rechenzentren in der EU.

7. Unterauftragsverarbeiter. Der Kunde erteilt eine allgemeine Genehmigung für den Einsatz von Unterauftragsverarbeitern. Die aktuellen Unterauftragsverarbeiter sind unten aufgeführt. Einen neuen oder ersetzenden Unterauftragsverarbeiter kündigen wir mindestens 30 Tage im Voraus an; der Kunde kann aus berechtigten Gründen widersprechen und, wenn wir keine Lösung anbieten, den Vertrag kündigen. Wir erlegen Unterauftragsverarbeitern dieselben Pflichten auf wie in diesem Auftragsverarbeitungsvertrag.

Supabase Inc. (USA): Datenbank, Dateispeicher und Anmeldung. Die Daten liegen in einem Rechenzentrum in der EU (Frankfurt, Deutschland).

Vercel Inc. (USA): Hosting der Website und der App. Die Verarbeitung erfolgt nach Möglichkeit in der EU (Frankfurt); das weltweite Netzwerk von Vercel kann Anfragen über andere Standorte abwickeln.

Resend Inc. (USA): Versand von E-Mails, etwa Bestätigungen, Einladungen und Berichts-E-Mails.

Cloudflare Inc. (USA): Sicherheitsprüfung (Turnstile) gegen automatisierten Missbrauch bei Registrierung und Anmeldung sowie Speicherung einer täglichen Sicherungskopie der Dateien (Fotos, Dokumente, Logos) in einem Rechenzentrum in der EU.

GitHub Inc. (USA, Teil von Microsoft): Verwaltung des Quellcodes und Ausführung der täglichen Sicherung. Dateien werden dabei nur an die Sicherung weitergeleitet und nicht bei GitHub gespeichert.

Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland): Zahlungen, Abonnements und Rechnungen. Zahlungsdaten gehen direkt an Stripe; für die Verarbeitung von Zahlungsdaten und die Betrugsprävention ist Stripe eigenständiger Verantwortlicher.

8. Übermittlung in Länder außerhalb der EU. Einige Unterauftragsverarbeiter haben ihren Sitz in den Vereinigten Staaten. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework oder der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, bei Bedarf mit ergänzenden Maßnahmen.

9. Betroffenenrechte. Anfragen betroffener Personen leiten wir an den Kunden weiter. Wir unterstützen den Kunden in angemessenem Umfang bei der Beantwortung; viele Daten kann der Kunde im Dienst selbst einsehen, ändern und löschen.

10. Datenpannen. Wir melden dem Kunden eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich und spätestens 48 Stunden nach Kenntnis, mit den Informationen, die der Kunde für eine etwaige Meldung an die Aufsichtsbehörde und die betroffenen Personen benötigt.

11. Unterstützung und Kontrolle. Auf Anfrage stellen wir dem Kunden die Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung von Artikel 28 DSGVO erforderlich sind, und wirken in angemessenem Umfang an einer Datenschutz-Folgenabschätzung mit. Ein Audit durch einen unabhängigen Sachverständigen ist nach Absprache, auf Kosten des Kunden und höchstens einmal jährlich möglich, sofern keine Hinweise auf einen schweren Mangel vorliegen.

12. Ende. Nach Vertragsende löschen wir die personenbezogenen Daten gemäß Artikel 14, sofern wir sie nicht aufgrund gesetzlicher Pflichten aufbewahren müssen. Auf Anfrage bestätigen wir die Löschung.

13. Haftung. Für diesen Auftragsverarbeitungsvertrag gilt die Haftungsregelung von Artikel 12, soweit gesetzlich zulässig.