Conditions générales

1. Qui nous sommes

SubstrX est une plateforme en ligne de ProjectNet (entreprise individuelle), établie à Meidoornlaan 3, 4286 CV Almkerk, Pays-Bas, inscrite à la Chambre de commerce néerlandaise (KvK) sous le numéro 98078062, numéro de TVA NL005208277B54 (« nous »). Contact : support@substrx.com.

2. Définitions

Service : la plateforme en ligne SubstrX, qui permet d'enregistrer des inspections de revêtements et d'établir et de partager des rapports.

Client : l'entreprise ou l'organisation (le bureau) qui crée un compte et conclut le contrat avec nous.

Utilisateur : toute personne disposant d'un compte au sein du bureau du client, comme le titulaire et les collègues invités.

Données du client : toutes les données que le client ou les utilisateurs saisissent ou téléversent dans le service, telles que projets, mesures, photos, documents, contacts et rapports.

3. Champ d'application

Les présentes conditions s'appliquent à toute utilisation du service et à tout contrat entre nous et le client. Les conditions générales du client ne s'appliquent pas.

Le service est destiné exclusivement à un usage professionnel par des entreprises et des organisations, et non aux consommateurs. En créant un compte, le client déclare agir dans le cadre de son activité professionnelle.

La personne qui crée le compte déclare être habilitée à représenter le client.

4. Compte et utilisateurs

Le contrat est conclu dès que le client a créé un compte, accepté les présentes conditions et confirmé son adresse e-mail.

Les identifiants de connexion sont personnels. Un compte ne peut pas être utilisé par plusieurs personnes. Le client veille à ce que les utilisateurs respectent les présentes conditions et est responsable de toute utilisation via les comptes de son bureau.

Le client nous signale immédiatement toute utilisation abusive ou suspectée d'un compte.

5. Période d'essai, abonnement et prix

Un nouveau bureau peut utiliser le service gratuitement pendant les 30 premiers jours (période d'essai), sans enregistrer de moyen de paiement. Pendant ou après la période d'essai, le client peut souscrire un abonnement mensuel ou annuel et enregistrer un moyen de paiement. Rien n'est facturé pendant la période d'essai ; un abonnement souscrit après la période d'essai démarre immédiatement.

Si le client a souscrit un abonnement pendant la période d'essai, celui-ci démarre automatiquement à l'issue de la période d'essai et la première échéance est facturée, sauf si le client résilie au plus tard le dernier jour de la période d'essai. La résiliation pendant la période d'essai est gratuite et peut se faire dans le compte ou par e-mail. Nous envoyons alors un rappel par e-mail au plus tard 7 jours avant la fin de la période d'essai.

Si le client n'a pas enregistré de moyen de paiement valable à la fin de la période d'essai, l'accès est limité à la consultation des données existantes jusqu'à la souscription d'un abonnement.

Un abonnement est souscrit par utilisateur, au mois ou à l'année. Les prix applicables figurent sur la page des tarifs et s'entendent hors TVA. Le nombre d'utilisateurs de l'abonnement suit le nombre d'utilisateurs du bureau ; l'ajout ou le retrait d'un utilisateur en cours de période est régularisé au prorata sur la facture suivante.

Un abonnement mensuel est reconduit tacitement de mois en mois et peut être résilié à tout moment avec effet à la fin du mois en cours. Un abonnement annuel est reconduit tacitement pour une durée d'un an et peut être résilié avec effet à la fin de la période annuelle en cours.

Nous pouvons modifier les prix. Nous annonçons toute augmentation au moins 30 jours à l'avance. Si le client n'est pas d'accord, il peut résilier l'abonnement avec effet à la date d'entrée en vigueur de l'augmentation.

6. Paiement

Avant le premier paiement, le client renseigne de manière complète et exacte les informations de son entreprise : raison sociale, adresse, pays, numéro d'immatriculation au registre du commerce et, pour un client établi dans l'Union européenne, numéro de TVA. Nous vérifions les numéros de TVA dans VIES, le système d'échange d'informations sur la TVA de la Commission européenne. Pour un client établi dans un autre État membre de l'UE disposant d'un numéro de TVA valide, la TVA est autoliquidée par le client ; sans numéro de TVA valide, nous facturons la TVA néerlandaise. Nous ne facturons pas de TVA néerlandaise à un client établi hors de l'UE. Le client signale à temps toute modification de ces informations.

Les abonnements sont facturés à l'avance pour chaque période et prélevés automatiquement sur le moyen de paiement enregistré. Les paiements sont traités par notre prestataire de services de paiement Stripe ; nous ne recevons ni ne conservons nous-mêmes de données de carte ou de compte. Le client reçoit les factures par voie électronique, par e-mail et dans l'espace d'abonnement. Une facture qui ne peut pas être payée automatiquement est payable dans les 14 jours suivant la date de facturation.

En cas de retard de paiement, nous pouvons, après un rappel, suspendre l'accès au service jusqu'au paiement intégral. Les données du client sont conservées pendant cette période.

7. Utilisation du service

Le client utilise le service uniquement pour enregistrer des inspections et établir et partager des rapports, dans le respect de la loi.

Il est interdit : (a) d'utiliser le service pour du spam, de l'hameçonnage ou des messages non sollicités, y compris via les e-mails de rapport ou les invitations ; (b) de stocker ou de partager des contenus illicites ou portant atteinte aux droits de tiers ; (c) de contourner ou de tester les mesures de sécurité, les limites ou les restrictions d'accès sans notre autorisation écrite ; (d) d'extraire ou de solliciter le service de manière automatisée, ou d'en perturber le fonctionnement ; (e) de copier, d'imiter ou de décompiler le logiciel, sauf dans la mesure permise par la loi.

Des limites s'appliquent afin de garantir une utilisation équitable et sûre, notamment pour le stockage (usage raisonnable : 25 Go par utilisateur), la taille des fichiers et le nombre de modifications, de téléversements, d'invitations et d'e-mails par unité de temps. Nous pouvons adapter ces limites si la sécurité ou la continuité du service l'exige.

En cas de violation du présent article, nous pouvons suspendre l'accès immédiatement et, en cas de violation grave ou répétée, mettre fin au contrat.

8. Rapports, normes et responsabilité

Le service est un outil. Les calculs, contrôles, valeurs limites et textes types aident l'inspecteur mais ne remplacent pas son jugement professionnel. Le client et l'inspecteur restent entièrement responsables de l'exactitude des mesures, évaluations et conclusions, du contenu de chaque rapport et de la décision de rendre un rapport définitif et de l'envoyer.

Les références aux normes et directives (telles que ISO, EN, NACE, SSPC et ASTM) servent uniquement à les identifier. Le service ne contient aucun texte de norme et ne remplace pas les normes. Le client veille lui-même à ce que les utilisateurs disposent de la version en vigueur des normes qu'ils appliquent. Nous ne garantissons pas que les interprétations, valeurs limites ou méthodes d'essai du service soient exactes, complètes ou à jour.

Le service n'est pas un organisme de certification ou de contrôle. Les rapports sont établis par le client et sous sa responsabilité, et non par ProjectNet.

Un lien de partage donne accès, sans compte, au rapport, à la liste des non-conformités ou au dossier de réception pour lequel il a été créé, à toute personne qui possède le lien. Le client décide avec qui le lien est partagé et peut le révoquer. Les e-mails contenant des rapports, des listes de non-conformités et des dossiers de réception adressés aux contacts sont envoyés au nom du client ; le client s'assure qu'il est en droit d'écrire à ces contacts et que les adresses sont exactes.

9. Données et propriété intellectuelle

Les données du client restent la propriété du client. Le client nous autorise à stocker, traiter et afficher les données du client dans la mesure nécessaire pour fournir, sécuriser et améliorer le service. Nous n'utilisons pas les données du client à d'autres fins et ne les vendons pas.

Tous les droits sur le service, le logiciel, la conception et nos propres textes restent notre propriété ou celle de nos concédants. Pendant la durée du contrat, le client bénéficie d'un droit non exclusif et non cessible d'utiliser le service.

Le client déclare détenir les droits sur les données, photos, logos et documents qu'il téléverse.

10. Confidentialité et sécurité

Pour les données à caractère personnel contenues dans les données du client, le client est responsable du traitement et nous sommes sous-traitant. Le contrat de sous-traitance figurant en annexe ci-dessous fait partie des présentes conditions.

Pour les données que nous traitons nous-mêmes en tant que responsable du traitement, telles que les données de compte, notre déclaration de confidentialité et de cookies s'applique.

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour sécuriser les données du client, notamment des connexions chiffrées, une restriction d'accès par bureau et des mesures contre les abus.

11. Disponibilité et maintenance

Nous nous efforçons de maintenir le service disponible, mais ne garantissons pas un fonctionnement ininterrompu ou sans erreur. Nous effectuons la maintenance en dehors des heures de bureau dans la mesure du possible.

Nous pouvons modifier et améliorer le service. Nous ne supprimons pas de fonctions essentielles utilisées par le client sans l'en informer suffisamment à l'avance.

Nous prenons des mesures raisonnables contre la perte de données, mais ne pouvons pas garantir leur restauration dans tous les cas. Nous recommandons au client de conserver lui-même une copie (PDF) des rapports définitifs.

12. Responsabilité

Notre responsabilité totale est limitée au montant payé par le client pour le service au cours des 12 mois précédant l'événement à l'origine du dommage. Pendant la période d'essai, notre responsabilité est limitée à 100 €.

Nous ne sommes pas responsables des dommages indirects, notamment les préjudices immatériels consécutifs, le manque à gagner, les économies non réalisées, les dommages dus à une interruption d'activité, la perte de données et les dommages résultant de décisions prises sur la base de rapports ou de calculs issus du service.

Ces limitations ne s'appliquent pas en cas de faute intentionnelle ou de faute inexcusable de notre direction.

Tout droit à indemnisation s'éteint si le client ne nous a pas signalé le dommage par écrit dans les 12 mois suivant sa survenance.

Le client nous garantit contre toute réclamation de tiers, notamment de ses donneurs d'ordre et contacts, liée aux données du client, au contenu des rapports ou à une utilisation du service contraire aux présentes conditions.

13. Force majeure

Nous ne sommes pas tenus d'exécuter nos obligations lorsque la force majeure le rend impossible. Constituent également un cas de force majeure les pannes ou interruptions chez nos fournisseurs et hébergeurs, les coupures d'internet ou d'électricité et les cyberattaques malgré une sécurité raisonnable.

14. Durée et fin du contrat

Le contrat est conclu pour une durée indéterminée et prend fin par résiliation conformément à l'article 5, y compris pendant la période d'essai.

Nous pouvons résilier le contrat moyennant un préavis de 3 mois, ou immédiatement en cas de faillite du client ou de violation grave des présentes conditions.

Après la fin du contrat, le client peut encore consulter les données du client et enregistrer les rapports en PDF pendant 30 jours. Nous supprimons ensuite les données du client dans un délai de 60 jours, y compris des sauvegardes, sauf obligation légale de conservation plus longue.

15. Modification des conditions

Nous pouvons modifier les présentes conditions. Nous annonçons toute modification substantielle au moins 30 jours avant son entrée en vigueur, par e-mail ou dans le service. Si le client n'est pas d'accord, il peut résilier le contrat avec effet à la date d'entrée en vigueur de la modification.

16. Dispositions finales

Si une disposition des présentes conditions est nulle ou annulable, les autres dispositions restent en vigueur. La disposition nulle est remplacée par une disposition valable dont la portée est aussi proche que possible.

Nous pouvons transférer le contrat à un successeur du service ; nous en informons le client.

Les présentes conditions et le contrat sont régis par le droit néerlandais. Les litiges sont soumis à la juridiction compétente de la Rechtbank Zeeland-West-Brabant (Pays-Bas).

Les présentes conditions sont également disponibles en néerlandais, en anglais et en allemand. En cas de divergence, le texte néerlandais fait foi.

Annexe : Contrat de sous-traitance

1. Rôles. Pour les données à caractère personnel contenues dans les données du client, le client est responsable du traitement et nous sommes sous-traitant au sens du règlement général sur la protection des données (RGPD).

2. Objet et durée. Nous traitons les données à caractère personnel uniquement pour fournir le service, pendant la durée du contrat et jusqu'à leur suppression conformément à l'article 14.

3. Catégories de données et de personnes concernées. Noms, adresses e-mail et fonctions des utilisateurs, inspecteurs et contacts du client et de ses donneurs d'ordre ; qualifications et certificats des inspecteurs ; photos et documents pouvant montrer des personnes ou contenir des données à caractère personnel ; ainsi que toute autre donnée saisie par le client. Le client ne saisit pas de catégories particulières de données à caractère personnel, sauf si cela est strictement nécessaire à l'inspection.

4. Instructions. Nous traitons les données à caractère personnel uniquement sur instruction documentée du client. Le présent contrat de sous-traitance et l'utilisation du service par le client constituent ces instructions. Nous informons le client si, selon nous, une instruction enfreint le RGPD.

5. Confidentialité. Toute personne ayant accès aux données à caractère personnel pour notre compte est tenue à la confidentialité.

6. Sécurité. Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées conformément à l'article 32 du RGPD, notamment : connexions chiffrées (HTTPS), séparation des données par bureau avec des règles d'accès dans la base de données, mots de passe stockés sous forme chiffrée, accès limité aux administrateurs qui en ont besoin, limites contre les abus et stockage dans des centres de données de l'UE.

7. Sous-traitants ultérieurs. Le client donne une autorisation générale de recourir à des sous-traitants ultérieurs. Les sous-traitants ultérieurs actuels sont énumérés ci-dessous. Nous annonçons tout nouveau sous-traitant ultérieur ou tout remplacement au moins 30 jours à l'avance ; le client peut s'y opposer pour des motifs raisonnables et, si nous ne proposons pas de solution, résilier le contrat. Nous imposons aux sous-traitants ultérieurs les mêmes obligations que celles du présent contrat de sous-traitance.

Supabase Inc. (États-Unis) : base de données, stockage de fichiers et connexion. Les données sont stockées dans un centre de données de l'UE (Francfort, Allemagne).

Vercel Inc. (États-Unis) : hébergement du site et de l'application. Le traitement a lieu dans l'UE (Francfort) dans la mesure du possible ; le réseau mondial de Vercel peut traiter des requêtes via d'autres sites.

Resend Inc. (États-Unis) : envoi d'e-mails, tels que confirmations, invitations et e-mails de rapport.

Cloudflare Inc. (États-Unis) : contrôle de sécurité (Turnstile) contre les abus automatisés lors de l'inscription et de la connexion, et stockage d'une sauvegarde quotidienne des fichiers (photos, documents, logos) dans un centre de données de l'UE.

GitHub Inc. (États-Unis, filiale de Microsoft) : gestion du code source et exécution de la tâche de sauvegarde quotidienne. Les fichiers sont uniquement transférés vers la sauvegarde et ne sont pas conservés chez GitHub.

Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlande) : paiements, abonnements et factures. Les données de paiement sont transmises directement à Stripe ; Stripe agit également en tant que responsable du traitement indépendant pour les données de paiement et la prévention de la fraude.

8. Transferts hors de l'UE. Certains sous-traitants ultérieurs sont établis aux États-Unis. Les transferts reposent sur le cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework) ou sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne, assortis de mesures supplémentaires si nécessaire.

9. Droits des personnes concernées. Nous transmettons au client les demandes des personnes concernées. Nous aidons raisonnablement le client à y répondre ; le client peut lui-même consulter, modifier et supprimer une grande partie des données dans le service.

10. Violations de données. Nous informons le client de toute violation de données à caractère personnel dans les meilleurs délais et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, avec les informations dont le client a besoin pour une éventuelle notification à l'autorité de contrôle et aux personnes concernées.

11. Assistance et contrôle. Sur demande, nous fournissons au client les informations nécessaires pour démontrer le respect de l'article 28 du RGPD et coopérons raisonnablement à une analyse d'impact relative à la protection des données. Un audit par un expert indépendant est possible après concertation, aux frais du client et au maximum une fois par an, sauf indices d'un manquement grave.

12. Fin. À la fin du contrat, nous supprimons les données à caractère personnel conformément à l'article 14, sauf obligation légale de conservation. Sur demande, nous confirmons la suppression.

13. Responsabilité. Les dispositions de l'article 12 relatives à la responsabilité s'appliquent au présent contrat de sous-traitance, dans la mesure permise par la loi.