Algemene voorwaarden

1. Wie wij zijn

SubstrX is een online platform van ProjectNet (eenmanszaak), gevestigd te Meidoornlaan 3, 4286 CV Almkerk, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98078062, btw-nummer NL005208277B54 ("wij"). Contact: support@substrx.com.

2. Begrippen

Dienst: het online platform SubstrX, waarmee coatinginspecties worden vastgelegd en rapporten worden opgemaakt en gedeeld.

Klant: de onderneming of organisatie (het bureau) die een account aanmaakt en de overeenkomst met ons sluit.

Gebruiker: iedere persoon met een account binnen het bureau van de klant, zoals de eigenaar en uitgenodigde collega's.

Klantgegevens: alle gegevens die de klant of gebruikers in de dienst invoeren of uploaden, zoals projecten, metingen, foto's, documenten, contactpersonen en rapporten.

3. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van de dienst en voor elke overeenkomst tussen ons en de klant. Algemene voorwaarden van de klant zijn niet van toepassing.

De dienst is uitsluitend bedoeld voor professioneel gebruik door ondernemingen en organisaties, niet voor consumenten. Door een account aan te maken verklaart de klant te handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf.

De persoon die het account aanmaakt, verklaart bevoegd te zijn om de klant te vertegenwoordigen.

4. Account en gebruikers

De overeenkomst komt tot stand zodra de klant een account heeft aangemaakt, deze voorwaarden heeft aanvaard en het e-mailadres heeft bevestigd.

Inloggegevens zijn persoonlijk. Een account mag niet door meerdere personen worden gebruikt. De klant zorgt dat gebruikers deze voorwaarden naleven en is verantwoordelijk voor al het gebruik via de accounts van het bureau.

De klant meldt misbruik of vermoedelijk misbruik van een account direct aan ons.

5. Proefperiode, abonnement en prijzen

Een nieuw bureau kan de dienst de eerste 30 dagen kosteloos gebruiken (proefperiode). Bij de start van de proefperiode legt de klant een betaalmethode vast en kiest de klant voor een maand- of jaarabonnement. Tijdens de proefperiode wordt niets in rekening gebracht.

Na de proefperiode gaat het gekozen abonnement automatisch in en wordt de eerste termijn in rekening gebracht, tenzij de klant uiterlijk op de laatste dag van de proefperiode opzegt. Opzeggen tijdens de proefperiode is kosteloos en kan in het account of per e-mail. Uiterlijk 7 dagen voor het einde van de proefperiode sturen wij een herinnering per e-mail.

Heeft de klant aan het einde van de proefperiode geen geldige betaalmethode vastgelegd, dan wordt de toegang beperkt tot het inzien van bestaande gegevens totdat een abonnement is afgesloten.

Een abonnement geldt per gebruiker en wordt maandelijks of jaarlijks afgesloten. De geldende prijzen staan op de prijzenpagina en zijn exclusief btw. Het aantal gebruikers op het abonnement volgt het aantal gebruikers in het bureau; komt er tijdens een termijn een gebruiker bij of af, dan wordt dat naar rato verrekend op de volgende factuur.

Een maandabonnement wordt steeds stilzwijgend met een maand verlengd en kan op elk moment worden opgezegd tegen het einde van de lopende maand. Een jaarabonnement wordt stilzwijgend met een jaar verlengd en kan worden opgezegd tegen het einde van de lopende jaartermijn.

Wij mogen de prijzen wijzigen. Een prijsverhoging maken wij minimaal 30 dagen vooraf bekend. Gaat de klant niet akkoord, dan kan de klant het abonnement opzeggen tegen de datum waarop de verhoging ingaat.

6. Betaling

Vóór de eerste betaling vult de klant de bedrijfsgegevens volledig en juist in: bedrijfsnaam, adres, land, het registratienummer uit het handelsregister en, voor een klant in de Europese Unie, het btw-nummer. Wij controleren btw-nummers in VIES, het btw-informatiesysteem van de Europese Commissie. Bij een klant in een andere EU-lidstaat met een geldig btw-nummer is de btw verlegd naar de klant; zonder geldig btw-nummer brengen wij Nederlandse btw in rekening. Aan een klant buiten de EU brengen wij geen Nederlandse btw in rekening. De klant geeft wijzigingen in deze gegevens tijdig door.

Abonnementen worden per termijn vooraf gefactureerd en automatisch afgeschreven via de vastgelegde betaalmethode. Betalingen verlopen via onze betaaldienstverlener Stripe; wij ontvangen en bewaren zelf geen kaart- of rekeninggegevens. De klant ontvangt facturen elektronisch, per e-mail en in het abonnementsbeheer. Een factuur die niet automatisch kan worden betaald, moet binnen 14 dagen na factuurdatum worden voldaan.

Bij niet-tijdige betaling mogen wij, na een herinnering, de toegang tot de dienst opschorten tot volledig is betaald. Klantgegevens blijven in die periode bewaard.

7. Gebruik van de dienst

De klant gebruikt de dienst alleen voor het vastleggen van inspecties en het opmaken en delen van rapporten, en houdt zich daarbij aan de wet.

Het is niet toegestaan om: (a) de dienst te gebruiken voor spam, phishing of ongevraagde berichten, ook niet via rapportmails of uitnodigingen; (b) inhoud op te slaan of te delen die onrechtmatig is of inbreuk maakt op rechten van anderen; (c) beveiliging, limieten of toegangsbeperkingen te omzeilen of te testen zonder onze schriftelijke toestemming; (d) de dienst geautomatiseerd uit te lezen of te belasten, of de werking ervan te verstoren; (e) de software te kopiëren, na te maken of terug te vertalen, voor zover de wet dat niet toestaat.

Voor een eerlijk en veilig gebruik gelden limieten, onder meer op opslag (fair use: 25 GB per gebruiker), bestandsgrootte, het aantal wijzigingen, uploads, uitnodigingen en e-mails per tijdseenheid. Wij mogen deze limieten aanpassen als dat nodig is voor de veiligheid of de continuïteit van de dienst.

Bij overtreding van dit artikel mogen wij de toegang direct opschorten en, bij ernstige of herhaalde overtreding, de overeenkomst beëindigen.

8. Rapporten, normen en verantwoordelijkheid

De dienst is een hulpmiddel. Berekeningen, controles, grenswaarden en standaardteksten ondersteunen de inspecteur, maar vervangen geen vakkundig oordeel. De klant en de inspecteur blijven volledig verantwoordelijk voor de juistheid van metingen, beoordelingen, conclusies en de inhoud van elk rapport, en voor het besluit om een rapport definitief te maken en te verzenden.

Verwijzingen naar normen en richtlijnen (zoals ISO, EN, NACE, SSPC en ASTM) dienen alleen ter identificatie. De dienst bevat geen normteksten en vervangt de normen niet. De klant zorgt zelf dat de gebruikers beschikken over de geldende versie van de normen die zij toepassen. Wij garanderen niet dat interpretaties, grenswaarden of testmethoden in de dienst juist, volledig of actueel zijn.

De dienst is geen certificerings- of keuringsinstantie. Rapporten worden opgesteld door en onder verantwoordelijkheid van de klant, niet door ProjectNet.

Een deellink geeft iedereen die de link heeft toegang tot het rapport, de afwijkingenlijst of het opleverdossier waarvoor de link is gemaakt, zonder account. De klant bepaalt met wie de link wordt gedeeld en kan de link intrekken. Mails met rapporten, afwijkingenlijsten en opleverdossiers aan contactpersonen worden namens de klant verstuurd; de klant zorgt dat hij die contactpersonen mag mailen en dat de adressen juist zijn.

9. Gegevens en intellectueel eigendom

Klantgegevens blijven van de klant. De klant geeft ons toestemming om klantgegevens op te slaan, te verwerken en te tonen voor zover dat nodig is om de dienst te leveren, te beveiligen en te verbeteren. Wij gebruiken klantgegevens niet voor andere doeleinden en verkopen ze niet.

Alle rechten op de dienst, de software, de vormgeving en onze eigen teksten blijven bij ons of onze licentiegevers. De klant krijgt voor de duur van de overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de dienst te gebruiken.

De klant verklaart dat hij de rechten heeft op de gegevens, foto's, logo's en documenten die hij uploadt.

10. Privacy en beveiliging

Voor persoonsgegevens in de klantgegevens is de klant verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. De verwerkersovereenkomst in de bijlage hieronder maakt deel uit van deze voorwaarden.

Voor de gegevens die wij zelf als verwerkingsverantwoordelijke verwerken, zoals accountgegevens, geldt onze privacy- en cookieverklaring.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om klantgegevens te beveiligen, waaronder versleutelde verbindingen, toegangsbeperking per bureau en beperking van misbruik.

11. Beschikbaarheid en onderhoud

Wij spannen ons in om de dienst goed beschikbaar te houden, maar garanderen geen ononderbroken of foutloze werking. Onderhoud doen wij zoveel mogelijk buiten kantooruren.

Wij mogen de dienst aanpassen en verbeteren. Wezenlijke functies die de klant gebruikt, verwijderen wij niet zonder dit tijdig vooraf te melden.

Wij nemen redelijke maatregelen tegen verlies van gegevens, maar kunnen herstel niet in alle gevallen garanderen. Wij raden de klant aan van definitieve rapporten zelf een kopie (PDF) te bewaren.

12. Aansprakelijkheid

Onze totale aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat de klant in de 12 maanden voor de schadeveroorzakende gebeurtenis voor de dienst heeft betaald. In de proefperiode is onze aansprakelijkheid beperkt tot € 100.

Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, schade door bedrijfsstagnatie, verlies van gegevens en schade door beslissingen die op basis van rapporten of berekeningen uit de dienst zijn genomen.

Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze leiding.

Een recht op schadevergoeding vervalt als de klant de schade niet binnen 12 maanden na het ontstaan ervan schriftelijk bij ons heeft gemeld.

De klant vrijwaart ons voor aanspraken van derden, waaronder opdrachtgevers van de klant en contactpersonen, die verband houden met klantgegevens, de inhoud van rapporten of gebruik van de dienst in strijd met deze voorwaarden.

13. Overmacht

Wij zijn niet gehouden tot nakoming als dat door overmacht niet mogelijk is. Onder overmacht valt ook storing of uitval bij onze toeleveranciers en hostingpartijen, storingen in internet of elektriciteit, en cyberaanvallen ondanks redelijke beveiliging.

14. Duur en beëindiging

De overeenkomst loopt voor onbepaalde tijd en eindigt door opzegging volgens artikel 5, ook tijdens de proefperiode.

Wij mogen de overeenkomst met een opzegtermijn van 3 maanden beëindigen, of direct bij faillissement van de klant of bij ernstige overtreding van deze voorwaarden.

Na het einde van de overeenkomst kan de klant de klantgegevens nog 30 dagen inzien en rapporten als PDF opslaan. Daarna verwijderen wij de klantgegevens binnen 60 dagen, ook uit back-ups, tenzij wij ze op grond van de wet langer moeten bewaren.

15. Wijziging van de voorwaarden

Wij mogen deze voorwaarden wijzigen. Wezenlijke wijzigingen maken wij minimaal 30 dagen voor de ingangsdatum bekend per e-mail of in de dienst. Gaat de klant niet akkoord, dan kan de klant de overeenkomst opzeggen tegen de ingangsdatum van de wijziging.

16. Slotbepalingen

Is een bepaling van deze voorwaarden nietig of vernietigbaar, dan blijven de overige bepalingen gelden. De nietige bepaling wordt vervangen door een geldige bepaling die zoveel mogelijk dezelfde strekking heeft.

Wij mogen de overeenkomst overdragen aan een opvolger van de dienst; wij informeren de klant daarover.

Op deze voorwaarden en de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Zeeland-West-Brabant.

Deze voorwaarden zijn ook beschikbaar in het Engels, Duits en Frans. Bij verschillen is de Nederlandse tekst leidend.

Bijlage: Verwerkersovereenkomst

1. Rollen. Voor persoonsgegevens in de klantgegevens is de klant verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

2. Onderwerp en duur. Wij verwerken persoonsgegevens alleen om de dienst te leveren, zolang de overeenkomst loopt en tot de gegevens zijn verwijderd volgens artikel 14.

3. Soorten gegevens en betrokkenen. Namen, e-mailadressen en functiegegevens van gebruikers, inspecteurs en contactpersonen van de klant en diens opdrachtgevers; kwalificaties en certificaten van inspecteurs; foto's en documenten waarop personen of persoonsgegevens kunnen staan; en verdere gegevens die de klant zelf invoert. De klant voert geen bijzondere persoonsgegevens in, tenzij dat strikt nodig is voor de inspectie.

4. Instructies. Wij verwerken persoonsgegevens alleen op basis van de schriftelijke instructies van de klant. Deze overeenkomst en het gebruik van de dienst door de klant gelden als die instructies. Wij melden het de klant als een instructie naar ons oordeel in strijd is met de AVG.

5. Geheimhouding. Iedereen die namens ons toegang heeft tot persoonsgegevens, is tot geheimhouding verplicht.

6. Beveiliging. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen volgens artikel 32 AVG, waaronder: versleutelde verbindingen (HTTPS), scheiding van gegevens per bureau met toegangsregels in de database, versleuteld opgeslagen wachtwoorden, beperking van toegang tot beheerders die dat nodig hebben, limieten tegen misbruik, en opslag in datacenters in de EU.

7. Subverwerkers. De klant geeft algemene toestemming voor het inschakelen van subverwerkers. De huidige subverwerkers staan hieronder. Een nieuwe of vervangende subverwerker melden wij minimaal 30 dagen vooraf; de klant kan daartegen op redelijke gronden bezwaar maken en, als wij geen oplossing bieden, de overeenkomst opzeggen. Wij leggen subverwerkers dezelfde verplichtingen op als in deze verwerkersovereenkomst.

Supabase Inc. (VS): database, bestandsopslag en inloggen. Gegevens staan in een datacenter in de EU (Frankfurt, Duitsland).

Vercel Inc. (VS): hosting van de website en de app. Verwerking vindt waar mogelijk plaats in de EU (Frankfurt); het wereldwijde netwerk van Vercel kan verzoeken via andere locaties afhandelen.

Resend Inc. (VS): verzenden van e-mails, zoals bevestigingen, uitnodigingen en rapportmails.

Cloudflare Inc. (VS): beveiligingscontrole (Turnstile) tegen geautomatiseerd misbruik bij aanmelden en inloggen, en opslag van een dagelijkse reservekopie van bestanden (foto's, documenten, logo's) in een datacenter in de EU.

GitHub Inc. (VS, onderdeel van Microsoft): beheer van de broncode en het uitvoeren van de dagelijkse back-uptaak. Bestanden worden daarbij alleen doorgezet naar de back-up, niet bij GitHub bewaard.

Stripe Payments Europe, Ltd. (Ierland): betalingen, abonnementen en facturen. Betaalgegevens gaan rechtstreeks naar Stripe; voor de verwerking van betaalgegevens en fraudepreventie is Stripe zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.

8. Doorgifte buiten de EU. Een deel van de subverwerkers is gevestigd in de Verenigde Staten. Doorgifte gebeurt op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, met aanvullende maatregelen waar nodig.

9. Rechten van betrokkenen. Verzoeken van betrokkenen sturen wij door naar de klant. Wij helpen de klant redelijkerwijs om aan zulke verzoeken te voldoen; veel gegevens kan de klant zelf in de dienst inzien, aanpassen en verwijderen.

10. Datalekken. Wij melden een inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur nadat wij die hebben ontdekt aan de klant, met de informatie die de klant nodig heeft voor een eventuele melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen.

11. Bijstand en controle. Wij verstrekken de klant op verzoek de informatie die nodig is om naleving van artikel 28 AVG aan te tonen en werken redelijkerwijs mee aan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling. Een audit door een onafhankelijke deskundige is mogelijk na overleg, op kosten van de klant, maximaal eenmaal per jaar, tenzij er aanwijzingen zijn voor een ernstige tekortkoming.

12. Einde. Na het einde van de overeenkomst verwijderen wij de persoonsgegevens volgens artikel 14, tenzij wij ze op grond van de wet moeten bewaren. Op verzoek bevestigen wij de verwijdering.

13. Aansprakelijkheid. Voor deze verwerkersovereenkomst geldt de aansprakelijkheidsregeling van artikel 12, voor zover de wet dat toestaat.